Как правильно составить заявление о выдаче копии трудовой книжки: пошаговая инструкция | ЭнтерФин

На протяжении всей трудовой деятельности важно вести учет и сохранять документы, подтверждающие вашу работу. Трудовая книжка является одним из таких документов, и иногда может потребоваться ее копия. Для получения копии трудовой книжки необходимо оформить заявление. В этой статье мы расскажем, как правильно составить заявление о выдаче копии трудовой книжки.

Шаг 1: Подготовьте необходимые документы

Прежде чем начать писать заявление, убедитесь, что у вас есть все необходимые документы. Вам понадобятся:

• Трудовая книжка;
• Паспорт;
• Копия паспорта.

Примечание: Если у вас была выдана новая трудовая книжка с электронным носителем информации, вам также потребуется заявление на выдачу электронной копии.

Шаг 2: Напишите заголовок

Заголовком заявления должны быть слова «ЗАЯВЛЕНИЕ» или «ЗАЯВЛЕНИЕ НА ВЫДАЧУ КОПИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ». Он должен быть написан крупными буквами и выделен жирным шрифтом.

Документы, необходимые для составления заявления

Для составления заявления о выдаче копии трудовой книжки необходимо предоставить следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Tрудовую книжку, если она была утеряна или повреждена;
• Документ, подтверждающий право на получение копии трудовой книжки (например, доверенность, если заявление подает не сам сотрудник);
• Документы, свидетельствующие о вступлении в трудовые отношения и приказы о приеме на работу;
• Документы, свидетельствующие о завершении трудовых отношений (например, приказ о увольнении, свидетельство о расторжении трудового договора).

При подаче заявления через электронные каналы связи могут понадобиться электронные копии и/или сканы указанных документов.

Примечание: Перечень документов может варьироваться в зависимости от конкретной ситуации. Рекомендуется уточнить требования и список документов у компетентных органов или юристов.

Шаг 1: Информация о работнике

Перед началом составления заявления о выдаче копии трудовой книжки необходимо собрать всю необходимую информацию о работнике:

• Фамилия, имя и отчество: Укажите полные фамилию, имя и отчество работника. Обязательно проверьте правильность написания и правильный порядок указания имени. Если у работника есть отчество, не забудьте указать его.
• Дата рождения: Укажите дату рождения работника в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 01.01.1990).
• Пол: Укажите пол работника — мужской или женский.
• Гражданство: Укажите гражданство работника. Если работник имеет двойное гражданство, укажите оба гражданства.
• Серия и номер паспорта: Укажите серию и номер паспорта работника. Обратите внимание на правильность указания серии и номера.
• Место регистрации: Укажите место регистрации работника с указанием адреса (город, улица, дом, квартира).
• ИНН: Укажите ИНН (индивидуальный налоговый номер) работника.
• СНИЛС: Укажите СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) работника.

Собранная информация будет использоваться в дальнейшем для заполнения заявления о выдаче копии трудовой книжки. Убедитесь, что все данные указаны правильно и без ошибок.

Шаг 2: Укажите причину необходимости копии трудовой книжки

Вторым шагом составления заявления о выдаче копии трудовой книжки является указание причины, по которой вам необходима копия данного документа. В этом разделе следует четко и понятно объяснить свои мотивы выдачи копии, чтобы работодатель или уполномоченный орган могли рассмотреть ваш запрос и принять соответствующее решение.

В некоторых случаях, причина может быть очевидна, например:

• Утеря трудовой книжки;
• Нужна копия для предоставления в другую организацию;
• Менялись данные в трудовой книжке и требуется получить актуальную копию.

Однако, не всегда причины настолько просты. Например, возможны иные причины:

• Участие в судебных разбирательствах;
• Рассмотрение вопросов социального обеспечения;
• Предоставление документов для получения кредита;
• Доказательство трудового стажа для пенсионного учёта.

Важно предоставить полное и четкое объяснение причины запроса на копию трудовой книжки, чтобы работодатель мог просмотреть вашу заявку и принять решение по выдаче копии. Если у вас возникли какие-либо дополнительные вопросы по поводу составления данного раздела, можно обратиться к юристу или специалисту по трудовому праву для получения профессиональной консультации.

Шаг 3: Укажите адрес, по которому следует выслать копию

Укажите следующую информацию:

• Фамилия, имя и отчество;
• Почтовый индекс;
• Адрес (улица, номер дома, квартира);
• Название населенного пункта;
• Область, край, республика;
• Страна (если не Российская Федерация).

Важно указать правильный и полный адрес, чтобы копия трудовой книжки доставилась по назначению без задержек. Проверьте правильность написания адреса перед отправкой заявления и убедитесь, что в нем нет опечаток.

Если вы хотите получить копию по электронной почте, укажите дополнительно ваш адрес электронной почты.

Пример заполнения поля «Адрес»:

Примечание: Если вы хотите получить копию по электронной почте, запишите адрес в поле «Адрес», и добавьте дополнительно поле «Адрес электронной почты» с вашим Email.

Шаг 4: Подпись и печать работника

Настало время подписать заявление о выдаче копии трудовой книжки. Вы должны поставить свою подпись на документе и в некоторых случаях также поставить печать вашего места работы.

Важно учесть, что подпись должна быть четкой и разборчивой, чтобы ее было легко прочитать. Кроме того, она должна соответствовать вашей оригинальной подписи, которую вы использовали в других официальных документах.

Если вы используете электронный документооборот и подписываете документ электронной подписью, следуйте инструкциям, предоставленным вашей компанией.

Приложите также печать вашего места работы, если это требуется. Печать должна быть четкой и разборчивой, содержать название организации и ее реквизиты.

После подписания и приложения печати, убедитесь, что вы скопировали заявление и сохранили его для себя. Это может быть полезно в случае потери оригинала или спорных ситуаций в будущем.

Шаг 5: Подпись и печать работодателя

После описания причины обращения и прикрепления всех необходимых документов в заявлении о выдаче копии трудовой книжки, следующим этапом является подпись и печать работодателя. Это не менее важный шаг, который позволяет удостоверить подлинность заявления и предоставленных данных.

Ниже представлена информация о том, как правильно выполнить подпись и печать работодателя в заявлении:

1. Подпись работодателя: В этом разделе заявления необходимо указать должность работодателя и ФИО лица, выполняющего подпись. Подпись должна быть выполнена от руки и является подтверждением того, что заявление составлено с согласия их стороны.
2. Печать работодателя: Некоторые организации могут также требовать приложение печати к заявлению. Для этого необходимо предварительно получить от работодателя печать организации, указать ее на заявлении и приложить копию печати к документу.

Важно убедиться в корректности и читабельности подписи и печати работодателя, чтобы предотвратить возможные проблемы в дальнейшем. Подпись и печать должны быть выполнены на каждой странице заявления о выдаче копии трудовой книжки, включая приложенные документы.

Подготовьте копию заявления для себя

При составлении заявления о выдаче копии трудовой книжки важно придерживаться определенных правил и стандартов. Вот пошаговая инструкция, которая поможет вам подготовить копию заявления:

1. Начните заявление с указания своих персональных данных. Обязательно укажите ваше фамилию, имя, отчество, дату рождения и место работы.
2. Укажите цель заявления. Напишите, что вы хотите получить копию трудовой книжки.
3. Указывайте дату в заявлении. Запишите текущую дату или желаемую дату выдачи копии.
4. Подпишите заявление. Не забудьте оставить место для подписи и даты.

Вот пример, как может выглядеть заявление:

_____________________________

Подпись                   Дата